7 tips voor een goede start in je nieuwe baan als secretaresse

Een nieuwe baan is altijd weer even wennen. In het secretaressevak wordt er van je verwacht dat je snel van alles op de hoogte bent en daarnaast als spin in het web van de organisatie fungeert. Hoe zorg je dat je snel up-and-running bent? Jackie Delgado, die als freelance secretaresse vaak in een nieuwe omgeving werkt, geeft zeven tips voor een succesvolle start.

1. Maak goede vrienden met IT
Het eerste wat je wilt op maandagmorgen 9.00 uur (na je kopje koffie natuurlijk) is dat je computer werkt. Dat wil zeggen dat de belangrijkste programma’s geïnstalleerd zijn, dat je een eigen account hebt en dat de rechten goed staan voor gebruik van de agenda en e-mail van de mensen voor wie je werkt. Dit zou natuurlijk standaard het geval moeten zijn, maar heel vaak ontbreekt er toch nog iets. Het beste is om in de week voor je start het belang nog eens te benadrukken. En anders maar heel snel vriendjes worden met de IT-afdeling. Sowieso je beste vriend in een kantoorbaan.

2. Plan meeting in met leidinggevende
Zorg dat je op je eerste werkdag meteen een meeting hebt met je leidinggevende om te weten waar de prioriteiten liggen, aan wie hij / zij rapporteert, wie de directe leidinggevenden zijn en wat de eventuele Boardstructuur is. Ook hiervoor geldt dat het handig is als je deze afspraak al hebt kunnen inplannen voor je eerste werkdag begint. Het toont meteen je proactieve werkhouding.

3. Verwachtingen managen
Tijdens het eerste gesprek met je leidinggevende is het verstandig om te vragen wat zijn of haar verwachtingen zijn ten aanzien van jouw rol. Daarbij kun je aangeven hoe je gewend bent om te werken, zeker als dat volgens jou een verbetering zou kunnen zijn. Als je voor meerdere personen werkzaam bent, probeer dan duidelijk te krijgen bij wie de eerste of grootste verantwoordelijkheid ligt.

4. Bekijk alvast de agenda(‘s)
Bekijk in elk geval alvast de agenda(’s) voor de komende weken, zodat je daar op kunt anticiperen.

5. Maak kennis met je ‘peers’
Werk je in een bedrijf met een Boardstructuur, dan is het goed om snel kennis te maken met de andere secretaresses, zowel nationaal als internationaal (als dat van toepassing is). Van hen krijg je altijd erg veel informatie. Dit is zeker belangrijk als een snelle meeting met je leidinggevende er even niet in zit.

6. Maak afspraken met overige collega’s
Een secretaresse neemt een centrale rol in binnen een organisatie en hij / zij is de oren en ogen van de leidinggevende. Dat betekent dat het van belang is om zo snel mogelijk te weten wie waar werkt en wat er speelt. Dat lukt je natuurlijk niet op je eerste dag en meteen overal langs gaan is ook tijdrovend. Het is een goed idee om snel meetings in te plannen met collega’s om eens een kop koffie te drinken of om samen te lunchen. Zo krijg je te horen wat zij doen en waar ze tegenaan lopen.

7. Zeg dag tegen oude gewoontes
Tot slot: een nieuwe start is ook een mooi moment om af te rekenen met oude gewoontes. Stond je in je vorige bedrijf bekend als iemand die niet snel ‘nee’ zegt, dan was het destijds een stuk moeilijker om van dat imago af te komen dan in een nieuwe organisatie waar niemand je nog kent. Bedenk van tevoren welke dingen je graag anders wilt doen en begin daar al op je eerste werkdag mee.

Jackie Delgado is naast freelance secretaresse ook life coach en adviseur secretariaten. We interviewden haar al eens over haar werk als Freelance PA. Meer over Jackie op: www.byjackiedelgado.com.

Tijd voor een nieuwe baan?
Bekijk hier onze openstaande vacatures.



Geef een reactie