Analytisch denkvermogen toegevoegde waarde voor een Assistant

Megan Talboom studeerde Health and Social Psychology aan de Universiteit van Maastricht, maar koos daarna voor een baan als Management Assistent bij LOGEX. Een opvallende switch? Of een stap die meer academici zouden kunnen maken?

Waarom besloot je na je studie voor een managementondersteunende rol te kiezen?

MeganTalboom“Ik heb mijn studie gedaan, omdat ik gezondheid en het gezondheidsgedrag van mensen erg interessant vind. Maar ik had daarbij nooit echt een specifieke baan voor ogen. Na mijn studie wilde ik niet het onderzoek in, maar de banen die me wel geschikt leken in mijn vakgebied waren dun bezaaid. Toen ben ik drie maanden fulltime aan de slag gegaan op het hoofdkantoor van een hostessenbureau in een ondersteunende rol en dat beviel zo goed dat ik er verder in wilde.”

Wat vond je leuk aan de baan?

“De afwisselende werkzaamheden, de verantwoordelijkheid die ik kreeg en de vrijheid om zelfstandig te werken. Plus dat je gewoon heel snel resultaat ziet van wat je doet: iemand vraagt iets aan jou en jij kunt het meteen regelen. Je ziet snel een positieve reactie en dat geeft weer energie.”

Heel wat anders dan een langdurig onderzoek aan de universiteit.

“Ja, precies. Dat is ook hartstikke leuk, maar als baan is dat toch iets heel anders.”

 

Megan

 

Daarna ben je bewust gaan zoeken naar een specifieke ondersteunde rol. Hoe heb je dat precies aangepakt?

“Ik ben gewoon gaan googelen op ‘management assistant’ en ‘office manager’. Ik kwam zo bij VAN DER HOUWEN recruitment uit die een functie bij LOGEX hadden openstaan. Tijdens het gesprek bij LOGEX klikte het meteen supergoed en binnen tien dagen had ik die baan!”

Wat sprak je aan om daar te gaan werken?

“Vooral het bedrijf zelf en de mensen. Het is een heel jong bedrijf dat acht jaar geleden is opgericht door vier studenten. Dus alle mensen die hier werken zijn ook hartstikke jong. Ik voelde me er meteen thuis. Bij wat LOGEX doet en bij hun mind-set. We staan allemaal een beetje in dezelfde fase van ons leven.”

En ook allemaal universitair geschoold dus?

“Klopt ja, dat is wel echt een vereiste van LOGEX. Voor iedereen, dus ook voor een management assistant was het echt van belang dat je én een universitaire studie had gedaan én die ook echt goed had afgerond.”

Wat doet LOGEX precies?

“We zijn een consultancybureau voor Nederlandse ziekenhuizen. We ontwikkelen in-house software waar de data van ziekenhuizen doorheen gaat. Met die software wordt de data geanalyseerd en maken wij hele rapporten op. Die inzichten kunnen ziekenhuisbesturen dan gebruiken om beter geïnformeerde beslissingen te maken op het gebied van het zorgproces zelf en op de financiële administratie.”

Wat is jouw rol?

“Ik regel eigenlijk alles, het hele reilen en zeilen binnen het kantoor. Dus alles wat onze werknemers nodig hebben en ook de kantoorvoorzieningen. Ik ondersteun daarnaast het managementteam met hun afspraken met klanten. Plus de events, round tables en masterclasses die vanuit LOGEX worden georganiseerd. Verder ondersteun ik HR een beetje en ben ik ook het eerste fysieke en telefonische aanspreekpunt. En ik handel de financiële dingen allemaal af, zoals de inkomende facturen. Ik zet ook de nieuwe orders erin, als we weer een nieuw contract hebben.”

Bevalt het?

“Ja, juist die diversiteit vind ik erg leuk. En wat ik ook al eerder zei: je ziet gewoon snel resultaat van je werk. Wat ik ook leuk vind, is dat zeker de helft van de taken die ik doe, wordt bepaald door de verzoekjes die ik van anderen krijg. Daardoor kun je altijd wat voor anderen betekenen en is elke dag anders. Ik heb eigenlijk nooit een planning. Ik open
‘s ochtends mijn mail en daarop baseer ik de taken voor die dag. Ik hoef nooit hetzelfde rijtje taken af te werken – het is steeds weer iets nieuws.”

Ik kan me voorstellen dat er mensen zijn die nu vinden dat je onder je niveau werkt. Omdat je een universitaire studie gedaan hebt, maar nu in een assisterende rol zit. Hoe zie jij dat zelf?

“Ik krijg dat ook wel te horen van mensen. ‘Je doet helemaal niks met je studie’, zeggen ze dan verbaasd. Maar binnen LOGEX is die opleiding in ieder geval heel erg van belang. Iedereen die hier werkt, heeft zijn of haar universitaire opleiding wel afgerond. Zo iemand zoeken ze ook bewust. Er zit ook heel veel uitzoekwerk in mijn functie en mijn universitaire opleiding helpt daarbij. Ik denk analytisch en kan ook goed zelfstandig werken. Dat is gewoon belangrijk voor een ondersteunende rol. Dus ik heb niet het idee dat ik onder mijn niveau werk.”

Je hoort steeds vaker dat bedrijven om hoogopgeleide assistentes vragen. Begrijp je dat? Is het een meerwaarde voor bedrijven?

“Ik denk het eigenlijk wel. Het is ook maar hoeveel tijd je in een assistente wil steken. Ik merk vanuit LOGEX dat ze gewoon hopen dat je het zo snel mogelijk oppakt. Ze hebben ook niet echt veel tijd om met je te zitten en je krijgt zelf niet echt de mogelijkheid om hulp te vragen. Het wordt gewoon op je bord gegooid en je moet er maar mee aan de slag.”

“Ik denk dat het daarom voor veel snelgroeiende bedrijven wel een geruststellende gedachte kan zijn om een hoger opgeleide assistent te hebben. Dat die het gewoon zelf afhandelt. Maar daarmee wil ik natuurlijk niet assistentes afvallen die een lagere opleiding hebben, want die zullen bijvoorbeeld wel specifiek inhoudelijk al meer dingen weten van een ondersteunende rol dan dat ik weet.”

Door zo’n ondersteunende functie leer je een bedrijf echt goed kennen!

Hoe zie jij je carrière voor je? Blijf je in deze ondersteunde rol of ga je toch weer een keer de richting van je studie op?

“Dat vind ik lastig om nu al te beoordelen. Ik ben nu heel blij met mijn ondersteunende rol, maar vind ook het financiële aspect erg leuk. Dus wellicht dat ik mij nog een beetje in die richting wil bewegen. Maar dat blijft dan nog steeds altijd wel een ondersteunende rol denk ik. Een financieel ondersteunende rol. En misschien dat ik toch ook ooit nog een keer meer in mijn studierichting ga zoeken. Bijvoorbeeld door bij een gezondheidsinstelling aan de slag te gaan. Maar dan misschien ook daar weer een ondersteunende rol.”

Zou je andere afgestudeerde studenten adviseren om dezelfde soort stap te nemen die jij hebt gedaan?

“Als mensen zich herkennen in mijn verhaal, dan moeten ze dat zeker overwegen. Want in een ondersteunende rol kunnen ze ook veel van hun kwaliteiten kwijt. De dingen die je leert tijdens je studie en de vaardigheden die je daar opdoet, kun je heel goed toepassen.”

“En wat ik ook hartstikke leuk vind, is dat je door zo’n ondersteunende functie een bedrijf echt goed leert kennen. Ik heb een veel beter beeld gekregen van wat er allemaal omgaat in een bedrijf. Dus je leert ook nog eens bij. Denk niet dat je alleen maar gaat uitvoeren en niks meer leert. Überhaupt is zo’n hele bedrijfsstructuur al erg leerzaam. Ik ben gewoon blij dat ik dat weet. En misschien gaat dat ook wel weer invloed hebben op een nieuwe baan die ik in de toekomst zoek.”

Wat voor vaardigheden zouden ze minimaal moeten bezitten?

“Je moet snel kunnen schakelen, omdat geen enkele dag hetzelfde is. De ene keer ben je financieel bezig, de andere keer moet ik contracten opstellen. Ook moet je behoorlijk stressbestendig zijn, want mensen komen altijd met verzoekjes met deadlines. En je moet goed kunnen communiceren, dat is heel belangrijk. Als mensen iets aan je vragen, moet je weten wat ze bedoelen.”

“Tot slot moet je zelfvertrouwen hebben. Je moet van jezelf kunnen uitgaan. Ik kan namelijk heel weinig tussentijdse feedback vragen en dat is ook niet helemaal de bedoeling. Ik zit ook weleens met mijn handen in het haar, maar aan het einde van de dag ga ik toch weer met een afgevinkte checklist naar huis.”



Geef een reactie