“Secretaresses die zich alleen focussen op hun eigen, afgebakende werkzaamheden zijn langzaam aan het verdwijnen”, zegt Marianne Smits, innovatiecoach, trainer bij AVK Trainingen en vaste trainer bij Management Support. “Bedrijven hebben meer behoefte aan secretaresses die op een hoger niveau met hun collega’s meedenken. Tijdens mijn trainingen zie ik dat veel secretaresses de talenten hebben om die slag te maken. De kunst is om die stap daadwerkelijk te zetten en te laten zien wat je in huis hebt.”

‘Voor ervaren secretaresses is een hbo-opleiding niet nodig. Werkervaring is belangrijker’

Secretaresse groeit door naar hoger niveau

In veel gevallen betekent dit dat secretaresses doorgroeien naar een hogere functie, soms zelfs op hbo-niveau. Pieter van der Houwen, eigenaar van Van der Houwen Recruitment, zegt dat je voor zo’n functie niet altijd een hoge opleiding nodig hebt. “Wij bemiddelen secretaresses voor functies op hbo- en wo-niveau. De jongere secretaresses hebben vrijwel allemaal zo’n hoge opleiding afgerond, bijvoorbeeld rechten, communicatie of een internationale studie. Maar voor ervaren secretaresses van boven de 40 jaar is dat niet nodig. Onze opdrachtgevers vinden het belangrijker dat zij de juiste werkervaring hebben. Zij willen weten voor welke bedrijven ze hebben gewerkt en voor welke taken zij verantwoordelijk waren. Daarnaast stellen zij eisen aan de sociale capaciteiten van de kandidaten.”

Secretaresse op hbo- en wo-niveau is gatekeeper

Welke nieuwe taken passen er bij de secretaresse van de toekomst? Van der Houwen ziet dat veel secretaresses op hbo- en wo-niveau de manager van hun manager worden. “Dat zijn echte gatekeepers. Ze pakken acties op nog voordat het van hen gevraagd wordt. Je hoort hen regelmatig zeggen: ‘Het is al geregeld.’ Secretaresses in deze functie hebben veel sensitieve eigenschappen. Ze voelen goed aan wat er speelt in het bedrijf. Bovendien zijn ze in staat om meerdere posities in te nemen en meerdere petten op te zetten. De ene keer zijn ze het luisterende oor. De volgende keer zijn ze juist degene die iets gedaan krijgt binnen de organisatie. Ze kunnen snel schakelen tussen beide. Ze zijn tactisch en intelligent. Daardoor begrijpen ze waarom mensen bepaald gedrag vertonen en kunnen hier op een goede manier mee omgaan.”

Marianne voegt daaraan toe: “Deze secretaresses beschikken bovendien over veel creativiteit waarmee ze complexe problemen kunnen oplossen. Dit is een essentiële vaardigheid in die functie. Dat blijkt bijvoorbeeld ook uit het rapport The Future of Jobs van het World Economic Forum.”

Lees ook: 10 onmisbare competenties voor de secretaresse >

Projectmanagement is ook nieuwe taak

Een andere nieuwe taak die secretaresses kunnen oppakken is: projectmanagement. “Secretaresses zijn vaak goed in het leggen van verbindingen”, zegt Marianne. “Ze weten informatiestromen met elkaar te combineren en mensen met verschillende expertises samen te brengen. Daardoor zijn zij bij uitstek geschikt voor het oppakken van projecten.”

Marianne zegt dat secretaresses die zich specialiseren in projectmanagement erg goed moeten zijn in samenwerken. “Ze moeten in staat zijn om te luisteren wat anderen écht willen of écht bedoelen zonder dat ze uitgaan van aannames. Bovendien begrijpen ze dat je meer kunt bereiken door de juiste ideeën met elkaar te combineren. Ze zorgen ervoor dat mensen elkaar aanvullen, zowel in het delen van elkaars visie als in het uitvoeren van de taken. En ze hebben een helikopterview. Ze begrijpen wat het management met het project wil bereiken.”

Pieter: “Ze zijn bovendien goed in organiseren en planmatig werken. Er zijn veel goede opleidingen, zoals Prince-2, waarmee je dat projectmatig werken kunt leren.”

Officemanagers: takenpakket wordt zwaarder

Ook merkt Pieter dat het takenpakket van officemanagers steeds zwaarder wordt. “Dat geldt vooral voor officemanagers die bij start-ups en andere kleine bedrijven werken. Deze bedrijven worden geleid door specialisten, bijvoorbeeld op technisch gebied. Zij verwachten van een officemanager dat hij alle andere taken oppakt, zoals hr, de communicatie, het beheren van de website en de financiën. Ze zoeken daarvoor mensen die het leuk vinden om nieuwe uitdagingen aan te gaan en niet bang zijn om een keer een fout te maken. Veel van de vaardigheden die zij nodig hebben, zijn trainbaar. Je kunt bijvoorbeeld een training volgen over het schrijven van een goede blog. Of je gaat onderzoeken wat sociale media voor jouw bedrijf kunnen betekenen. En blijkt dat je ergens geen gevoel voor hebt? Dan besteed je dat deel van je functie bijvoorbeeld uit aan een zzp’er. Je blijft zelf eindverantwoordelijk.”

‘Door de robotisering gaan mensen het intermenselijke contact missen’

Hospitality: nieuwe kansen voor secretaresse

Marianne ziet bovendien nieuwe kansen in hospitality. “Veel secretariële werkzaamheden worden vervangen door computers. Dat zie je in alle branches terug. Zelfs in hotels kunnen de gasten aan een robot vragen wat de bezienswaardigheden in de omgeving zijn. Daardoor gaan mensen het intermenselijke contact missen. De tegenbeweging is dat er meer behoefte komt aan secretaresses die oprechte aandacht kunnen geven aan klanten, gasten en collega’s. Dat gaat verder dan alleen het verschaffen van praktische informatie. Ze denken op een professionele manier met hen mee. Bovendien zorgen ze ervoor dat ze de klanten kennen, zodat zij echt persoonlijk geholpen worden.”

Marianne verwacht dat bedrijven ook intern meer behoefte krijgen aan mensen met deze kwaliteiten. “Secretaresses kunnen hun functie bijvoorbeeld aanvullen met hr-werkzaamheden. Ze verdiepen zich in de kwaliteiten en ambities van hun collega’s en ze weten wat hun bedrijf nodig heeft. Zo kunnen zij de juiste verbinding leggen.”

Processen verbeteren: lean werken

Tot slot zegt Marianne dat het verbeteren van processen steeds belangrijker wordt bij vrijwel elke secretariële baan. “Je moet immers snel en flexibel kunnen reageren en meebewegen met veranderende wensen. Met lean kun je de processtappen optimaliseren en ervoor zorgen dat de klant écht centraal staat. Daarnaast is het belangrijk om de ontwikkelingen op digitaal gebied te volgen. Zo weet je precies welke tool je kunt gebruiken om het werk nóg efficiënter uit te voeren. Die verbeteringen voer je natuurlijk door in je eigen werkzaamheden. Maar misschien kun je ook de processen in de rest van het bedrijf verbeteren? Secretaresses zijn vanwege hun helikopterview en hun sterkte verantwoordelijkheidsgevoel bij uitstek geschikt om die handschoen op te pakken.”