Waar moet je op letten bij het werven van een Assistant voor een snelgroeiende onderneming?

Je bedrijf groeit en daarmee ook je werkzaamheden. Soms groeit het je zelfs boven je hoofd. Tijd om toch eens over managementondersteuning na te denken. Maar het vinden van goede ondersteuning is niet eenvoudig. Het is misschien wel de meest lastige positie om in te vullen in een bedrijf. Waar moet je op letten bij het werven van een Management Assistant?

We zetten de zeven belangrijkste punten op een rijtje.

1 – De klik

Dit is wellicht de belangrijkste voorwaarde bij het aannemen van een Management Assistant: er moet een goede klik zijn. Juist omdat je zo nauw met elkaar samenwerkt, je vaak snel moet schakelen en ook met een half woord je vragen of verzoeken moet kunnen delen. Hiervoor is een goede onderlinge verstandhouding cruciaal. Dit geldt zowel voor Management Assistants die één-op-één met iemand samenwerken als voor diegene die voor een hele afdeling werkzaam is. Zonder de juiste chemie zal de toegevoegde waarde, die je juist zoekt in een Assistant, niet tot zijn recht komen. En dat is jammer.

Uiteraard is het lastig om ‘de klik’ uit een cv te halen, maar tussen de regels door kun je vaak al wel een beetje zien of iemands ideeën bij die van jou aansluiten. Je komt er uiteraard pas echt achter als je met iemand spreekt. Maar het is tijdrovend om iedereen uit te nodigen. Een snelle tussenoplossing is om eerst een oriënterend voorgesprek per video (skype, facetime) te doen. Zo kun je in korte tijd toch meerdere kandidaten spreken en kun je in elk geval al een eerste idee krijgen of diegene bij jouw bedrijf zou kunnen passen.

2 – Het ambitieniveau

Een onderschat aspect is het ambitieniveau van een Assistant. Er zijn kandidaten die graag mee willen groeien met jouw bedrijf en daarbij ook bereid zijn om andere verantwoordelijkheden op te pikken. Maar er zijn ook kandidaten die daar minder behoefte aan hebben en liever in een vastomlijnd takenpakket blijven opereren.

Dat laatste is prima, als dat bij jouw bedrijf past, maar minder prettig als je als bedrijf ook flinke groei-ambities hebt. Als je een jong en snelgroeiend bedrijf bent dat mede daardoor nu voor het eerst een Management Assistant zoekt, is het verstandig om ook al vooruit te denken over de verdere groei. Om die reden bemiddelen wij voor startups steeds vaker zogeheten young professionals met een HBO/WO-opleiding omdat die zowel de ambitie, de flexibiliteit alsmede de intellectuele bagage hebben om mee te bewegen met de groeispurt van jouw bedrijf.

3 – Stressbestendig

Dat klinkt als een open deur en uiteraard wil je dat elke werknemer stressbestendig is. Maar toch is het goed om hier extra scherp op te zijn bij het werven van een Assistant. Zeker in een snelgroeiende onderneming of in een onderneming in een grillige markt, kunnen ideeën alweer veranderen voor ze goed en wel zijn opgeschreven. Dat vereist flexibiliteit, maar ook stressbestendigheid. Je wilt iemand hebben die midden in een stormachtige situatie recht overeind blijft staan en vanuit die rust de juiste acties onderneemt. En niet iemand die zelf dan ook omver wordt geblazen.

Let in het cv op elementen die daaraan voldoen. Kijk naar de eerdere werkervaring: zitten daar bedrijven of sectoren bij waar enige stressbestendigheid vereist is? En vergeet ook de hobby’s niet. Van een paraglider mag je meer stressbestendigheid verwachten dan van een kantklosser (hoewel het een het ander niet uitsluit). Fysiek sporten heeft sowieso een positief effect op de stressbestendigheid van mensen. Het is een onderwerp dat je altijd moet bespreken in je uiteindelijke (skype)gesprek. Wacht niet tot de storm opsteekt als diegene al in dienst is, maar vraag goed door voordat je diegene aanneemt.

4 – Zelfstandig en zelfverzekerd

In het verlengde hiervan is zelfstandigheid ook een vereiste. Juist als je ondersteuning zoekt, omdat het werk je boven het hoofd groeit, is het laatste wat je wilt dat je iemand ook steeds bij de hand moet nemen. Het liefst wil je iemand hebben die de opdracht al heeft uitgevoerd, voordat jij hem hebt gegeven. Dan heeft de Assistant precies de toegevoegde waarde waar je naar op zoek bent. Jij kunt je op jouw taken richten zonder je zorgen te maken om de randzaken. Dat geeft pas echt rust. Ook hiervoor geldt: zoek naar elementen in het cv waaruit iemands zelfstandigheid echt naar voren komt en vergeet ook hier de hobby’s niet. En vraag het wederom in een eventueel gesprek.

5 – Integer

In de rol van Assistant is integriteit ook van groot belang. Als rechterhand van de Directie of Manager krijgt diegene vaak vertrouwelijke informatie te horen. Jij moet ervan op aan kunnen dat dit in goede handen blijft en dat iemand in de kroeg niet al openhartig wordt. Integriteit is moeilijk van een cv af te lezen, maar als je een referentiecheck mag doen, zouden we hier zeker naar vragen bij de vorige werkgever.

6 – Competenties

Natuurlijk moeten we de daadwerkelijke competenties niet vergeten. Naast de hierboven genoemde eigenschappen is het voor het uitvoeren van het werk ook het volgende van belang:

  • Accuratesse
  • Flexibiliteit
  • Initiatiefrijk
  • Dienstverlenende instelling
  • Snel kunnen schakelen
  • Pro-activiteit

Daarbij moeten de schriftelijke taalvaardigheden niet onderschat worden. Je wilt niet dat de communicatie naar klanten, leveranciers en stakeholders vol spelfouten zit. Dat straalt toch negatief af op jouw eigen bedrijf.

7 – Dienstverband

Tot slot is het goed om na te gaan of het werk dat je biedt per se gedaan moet worden door iemand in vaste dienst of dat een interim-constructie ook kan werken. Zeker als je zelf als bedrijf in een onstuimige markt opereert (in zekere zin doen we dat allemaal) of nog grillige groeistuipen kent, kan het best een prettig idee zijn om eerst met een ervaren freelancer te werken.

Een goede freelancer is gewend om zich snel aan te passen in een nieuwe omgeving en heeft juist veel ervaring bij verschillende bedrijven en sectoren waardoor diegene makkelijk in te passen valt. Bovendien zijn freelancers altijd erg flexibel en al helemaal super-zelfstandig (het zijn namelijk zelfstandig ondernemers). En de keuze is ook enorm. Wij hebben een pool van ruim 1500 freelancers/kandidaten die op tijdelijke basis beschikbaar zijn.

Maar misschien wil je toch meteen vastigheid en kies je liever voor een vast dienstverband. Denk dan ook na of het fulltime moet zijn of dat parttime ook tot de opties behoort. Wij weten dat veel Management Assistants graag parttime werken en dat het ook vaak heel goed past. We hebben positieve verhalen van bedrijven die aanvankelijk op zoek gingen naar een fulltime Management Assistant, maar uiteindelijk met de topkandidaat van ons – die vier dagen wilde werken – boven verwachting tevreden waren en niets anders meer zouden willen.

We hopen dat we je met dit overzicht op weg hebben geholpen bij het zoeken en vinden van de juiste kandidaat. Kom je er niet uit, dan helpen we je uiteraard graag.

Meer weten?

Wil je meer weten over het werven van een Assistant of Office Manager die helemaal bij jouw bedrijf past? Wij helpen je graag, neem vrijblijvend contact met ons op.

 



Geef een reactie