Wij horen vaak: ‘ik ben méér dan alleen een Secretaresse’

Je inventariseert hoeveel gasten er komen, wat de gasten gemeen hebben en bedenkt op basis hiervan het meerdaagse programma. Je zoekt een mooie locatie waar de openingsceremonie kan plaatsvinden. Vervolgens houd je de planning voor de organisatie van dit jaarlijkse evenement goed in de gaten en zorgt dat alles tijdig geregeld is. De uitnodigingen zijn de deur uit en dé dag nadert. Op de dag zelf ben jij hét aanspreekpunt, in jouw gastvrouwrol houd je nauwlettend in de gaten of alles volgens script verloopt. Na een succesvol evenement, ga je vol energie naar huis: het is fantastisch gegaan.

Maar komt het organiseren van dit soort evenementen vaak voor?

En heb jij hier als managementondersteuner überhaupt tijd voor? En nog belangrijker, is dit wel de kers op de taart? Of kan jij je alleen focussen op je manager?

In 2013 vroegen wij onze respondenten waar zij zich graag mee wilden bezighouden in een nieuwe baan. Bovenaan op het verlanglijstje voor hun volgende loopbaanstap stond het organiseren van evenementen (54%). Hierna volgden functies op het gebied van HR (34,5%) en ook PR (24,9%) was populair. Het lijkt er dan ook op dan men managementondersteuning een mooi tussenstation vond in 2013. Maar indien de mogelijkheid zich zou voordoen, men toch met een intercity een andere richting op zouden gaan. Misschien wel met een sprinter, als je het helemaal niet naar je zin had of juist heel doelgericht een volgend ‘station’ wilde bereiken.

Toch lijkt er ten opzichte van 2013 het een en ander veranderd te zijn. Managementondersteuning is niet per definitie alleen maar complex agendabeheer, of een tussenstation. Mogelijkerwijs heeft dit te maken met de veranderingen binnen het vakgebied zelf. De vorige keer schreven wij over de trend dat de managementondersteuner steeds meer inhoudelijk betrokken raakt. Iemand die weet wat er speelt en op basis van kennis adviezen kan geven.

Wij horen vaak: ‘ik ben méér dan alleen een Secretaresse’

Waar zit die meerwaarde dan in? En hoeveel ruimte is er voor projecten?  Wij hebben onze respondenten, anno 2018, gevraagd hoeveel ruimte zij per week hebben om uiteenlopende projecten op te pakken. En de cijfers liegen er niet om.  43% van de respondenten geeft aan 0 tot 20% per week te kunnen besteden aan projecten. Bijna 40% geeft aan tussen de 20% tot 40% aan projecten te kunnen besteden. Er lijkt ten opzichte van 2013 steeds meer ruimte te zijn voor verschillende projecten.

Managementondersteuning anno 2018 betekent veel meer dan alleen agendabeheer. Er wordt gekeken naar de kwaliteiten van een Assistant en daar wordt breder gebruik van gemaakt. Dit draagt er mogelijk ook toe bij dat managementondersteuning niet als een ‘tussenstation’ wordt gezien zoals in 2013, maar een vakgebied waar men trots op is en die constant in beweging is. Er zijn tal van mogelijkheden om de huidige werkzaamheden verder uit te bouwen.Wij hebben onze respondenten gevraagd wat voor type projecten zij er graag naast zouden willen doen. Met stip op nummer 1 staat het organiseren van events, gevolgd door inhoudelijke projecten zoals bijvoorbeeld het meedenken over business development. Op een gedeelde derde plek staan HR en PR / Communicatie. En op de vierde plek komt Marketing. Projectmanagementvaardigheden lijken dan ook goed aan te sluiten bij de werkzaamheden van de Assistant. Wat managementondersteuning inhoudt, is dan ook afhankelijk van hoeveel ruimte die een organisatie haar medewerkers geeft om projecten en verantwoordelijkheden naar zich toe te trekken. En natuurlijk van de Assistant zelf, je moet het natuurlijk ook zelf willen.

In ieder geval is de uitkomst dat 40% van de respondenten tussen de 20% en 40% aan projecten besteedt, een mooie ontwikkeling. Het lijkt er op dat Managers en de Directies van organisaties steeds meer het belang inzien van het benutten van de potentie van Assistants. In de volgende blog zullen wij dan ook aandacht besteden de opleidingen/cursussen welke managementondersteuners graag zouden willen volgen om zich verder te ontwikkelen. In combinatie met de bevindingen over de meest waardevolle competenties in dit vakgebied. To be continued.



Geef een reactie