Zijn virtual assistants de assistants van de toekomst?

Jouw werkdag start om negen uur met het openklappen van je laptop. Je neemt alle e-mails door en je kijkt waar vandaag de prioriteiten liggen, die natuurlijk constant verschuiven. Adequaat reageer je op ad hoc zaken, welke tussendoor komen, om zo jouw leidinggevende zo goed mogelijk te ondersteunen. Tot slot, verzamel je de stukken voor de vergadering van morgen. De dag is voorbij en de mobiele telefoon kan uit. Morgen om negen uur begint de nieuwe werkdag weer. Dit lijkt een beeld uit vervlogen tijden. Niet zelden zijn werkdagen van negen tot vijf op kantoor de ‘norm’, maar is dat werkelijk zo?

Technologisch gezien is het nu goed mogelijk om niet meer tijd- en plaatsgebonden te werken. Maar gebeurt dit ook echt en is dit wenselijk? In zijn algemeenheid is er al een tijdje een verschuiving gaande, waarbij werk niet meer altijd tijd- en plaatsgebonden is. Er wordt steeds vaker gekeken naar de ‘output’ van medewerkers, waarbij zij ruimte en vrijheid krijgen om zelf invulling te geven waar en wanneer er gewerkt wordt. Maar geldt dit ook voor management assistants en office managers? In hoeverre kan een assistant praktisch gezien thuiswerken?

In 2013 stelden wij ons de vraag of assistants wel eens thuiswerken? De ruime meerderheid (60%) gaf aan vrijwel nooit thuis te werken, de assistant wilde wel, maar de manager had dit liever niet. De overige 40% gaf aan zo nu en dan wel eens thuis te werken, maar standaard was het zeker niet.

Sinds 2013 is er veel veranderd, er is sprake van een digitale transformatie en de betekenis van werk (werk-privé balans) lijkt te veranderen. Maar geldt deze verschuiving ook voor managementondersteuners anno 2018?

Uit ons onderzoek van 2018 blijkt dat 25% van alle 600 respondenten structureel een thuiswerkdag heeft. Het op afstand ondersteunen van een manager is dan ook toegenomen ten opzichte van 2013 en deze ‘nieuwe’ manier van werken lijkt ook te werken voor beide partijen.

Jouw manager is immers ook niet constant fysiek aanwezig op kantoor. Wanneer hij of zij in het buitenland zit, kan jij prima thuis zorgen dat de zakenreis voorspoedig verloopt en ook het bijhouden en anticiperen op de verzoeken vanuit de e-mail lijken prima vanaf de ‘keukentafel’ te kunnen. Sterker nog: wanneer er sprake is van een tijdsverschil, dan is thuiswerken wellicht juist praktischer, omdat er dan makkelijker met schuivende uren kan worden gewerkt. Bijvoorbeeld als jouw manager in San Francisco zit, dan begint jullie gezamenlijke werkdag pas om 18:00 uur.

67% van de respondenten werkt sporadisch thuis. Slechts 8% van de respondenten heeft in dit onderzoek aangegeven nooit thuis te werken, terwijl dit percentage in 2013 veel hoger lag, namelijk op meer dan 60%.

Zijn virtual assistants dan de assistants van de toekomst?

Allereerst is het goed om te definiëren wat er wordt verstaan onder een Virtual Assistant (VA). Want virtueel kan zowel duiden op een Assistant op ‘afstand’ maar ook op een ‘robot’.

In 2013 kwam de Amerikaanse romantische sciencefiction dramafilm ‘Her’ uit. De film laat zien hoe de hoofdpersoon verliefd wordt op een intelligent, zelfbewust en zelflerend besturingssysteem. Wij hebben het echter in dit onderzoek niet over dit soort besturingssystemen die werk uit handen nemen, maar over een Virtual Assistant als een persoon, die op afstand ondersteunt.

Een VA werkt dus vanuit eigen huis/kantoor. Via telefoon, e-mail en skype wordt er contact onderhouden met de opdrachtgever en worden taken uit handen genomen. Een VA is dus onafhankelijk in termen van plaats en tijd. Een VA is niet gebonden aan kantoortijden, maar kan grotendeels zelf invulling geven, wanneer deze taken voor een opdrachtgever uit te voeren.

Een uitkomst? Zijn deze virtual assistants dan dé assistants van de toekomst? Op basis van ons onderzoek is dit niet de verwachting. Bijna 61% van de respondenten gelooft hier namelijk niet in. De assistant ziet het belang van fysiek aanwezig zijn op kantoor zeker niet afnemen. Immers het is een serviceverlenend beroep. Wij horen dan ook vaak nog van onze opdrachtgevers hoe belangrijk het is dat een assistant weet wat er speelt binnen een organisatie. Juist wanneer een manager niet veel aanwezig is op kantoor, kan een assistant bepaalde zaken observeren en opvangen in de wandelgangen en bij terugkomst de manager hierover informeren. Maar volgens ons onderzoek lijkt het erop dat vijf dagen per week van ‘negen tot vijf’ op kantoor aanwezig zijn, verleden tijd is!



Geef een reactie