Ben jij een ervaren Executive Assistant die energie krijgt van complex agendabeheer en het ondersteunen van directieleden in een omgeving waar veel tegelijk gebeurt? Voor een maatschappelijke organisatie in Den Haag zoeken wij een Executive Assistant die overzicht bewaart, prioriteiten stelt en rust brengt wanneer de druk toeneemt. In deze rol ondersteun je twee directieleden en werk je nauw samen met een hecht secretariaatsteam. Je bent iemand die snel schakelt, stevig in zijn of haar schoenen staat en begrijpt dat een goed georganiseerde agenda vaak het verschil maakt tussen reactief en effectief werken. Juist wanneer plannen veranderen of prioriteiten verschuiven, zorg jij dat de juiste zaken aandacht krijgen en dat de directie zich kan richten op de inhoud.
Over de functie
Als fulltime Executive Assistant ben jij onder andere verantwoordelijk voor de volgende werkzaamheden:
Beheren en optimaliseren van de complexe agenda's van twee directieleden;
Bewaken van prioriteiten en creëren van ruimte voor focus, voorbereiding en besluitvorming;
Beheren van inboxen, uitzetten van acties en opvolgen van afspraken en deadlines;
Voorbereiden, verzamelen en tijdig aanleveren van vergaderstukken;
Onderhouden van contact met interne en externe stakeholders;
Organiseren van vergaderingen, heidagen en bijeenkomsten;
Coördineren van praktische zaken rondom events, catering en ontvangst van gasten;
Bijdragen aan de jaarplanning van de directie;
Verwerken van budgetorders en ondersteunen bij facturatieprocessen.
Het zwaartepunt van deze functie ligt bij complex agendabeheer. Je vindt het leuk om hierin te puzzelen, overzicht te houden en ervoor te zorgen dat de agenda niet alleen gevuld is, maar ook logisch en werkbaar blijft.
Het bedrijf
Onze opdrachtgever is een Nederlandse organisatie en een bekende naam in de sector waarin zij opereren;
Binnen de organisatie staat samenwerking centraal en wordt veel waarde gehecht aan verschillende perspectieven en achtergronden;
Je komt terecht in een hecht secretariaatsteam van zeven collega's (inclusief het afdelingssecretariaat);
Het team werkt nauw samen, fungeert als elkaars back-up en zorgt er gezamenlijk voor dat de ondersteuning van de directie op hoog niveau blijft.
Wie ben jij
Gevraagd
Hbo werk- en denkniveau;
Minimaal 5 jaar ervaring als Executive Assistant of Management Assistant op directieniveau;
Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal;
Ervaring met Microsoft 365, waaronder Outlook, Teams, SharePoint en OneDrive;
Affiniteit met financiële dienstverlening is een pre.
Competenties
Je bent stressbestendig en behoudt rust wanneer de druk toeneemt;
Je bent zelfverzekerd, communicatief sterk en weet wanneer je moet meebewegen en wanneer je je rug recht moet houden;
Je bent een echte specialist in complex agendabeheer en krijgt energie van plannen, prioriteren en organiseren;
Je werkt zelfstandig, vraagt hulp wanneer nodig en draagt actief bij aan een sterke samenwerking binnen het secretariaat;
Je bent sociaal sterk, beschikt over organisatiesensitiviteit en creëert vertrouwen bij collega's en stakeholders.
Het aanbod
Een bruto salaris tussen € 4.500,- en € 5.400,- bruto per maand op basis van 40 uur;
Een eindejaarsuitkering (vergelijkbaar met een 13e maand)
8% vakantiegeld;
Een uitstekende pensioenregeling;
30 vakantiedagen en nog twee additionele vrije dagen;
Een reiskostenvergoeding of OV-vergoeding voor woon-werkverkeer;
Internet- en thuiswerkvergoeding;
Flexibele werktijden en hybride werken;
Laptop en smartphone;
Moderne thuiswerkfaciliteiten;
Een inpandige sportschool en bedrijfsrestaurant;
Toegang tot OpenUp voor ondersteuning op het gebied van welzijn en persoonlijke ontwikkeling;
Ruime mogelijkheden voor opleiding, ontwikkeling en doorgroei;
Vertrouwen, verantwoordelijkheid en impact vanaf dag één.
"We kindly note that this position requires fluency in Dutch, both spoken and written. If you're seeking opportunities in an English-speaking environment, we warmly invite you to submit an open application via our website."
Hoe werkt het?
Een nieuwe baan via VDH recruitment betekent persoonlijke aandacht, transparantie en begeleiding op topniveau. Vanaf het eerste contact tot aan jouw nieuwe uitdaging.
1
Het eerste contact
Reageer op een vacature of stuur ons een open sollicitatie. Zo krijgen wij inzicht in jouw profiel en ervaring.
2
Binnen een week ontvang je een reactie
We beoordelen jouw profiel, laten je weten of we een kennismakingsgesprek met je inplannen of nemen contact met je op voor aanvullende informatie.
3
Een persoonlijk gesprek
Tijdens dit gesprek bespreken we jouw ervaring, ambities en wat jij zoekt in een volgende baan. We kijken daarbij direct naar de functies die wij op dat moment uit hebben staan.
4
De start van jouw zoektocht
Vanaf dat moment ben je voor ons bekend. We houden je op de hoogte van passende vacatures en nemen contact op wanneer er mogelijkheden zijn die aansluiten op jouw profiel, wensen en ambities.
Solliciteer direct
Wil je meer weten over de vacature? Verstuur jouw sollicitatie of neem direct contact op met mij!
