Executive Assistant CEO

Over de functie

Onze opdrachtgever is een organisatie met een duidelijke maatschappelijke missie en een ondernemende mentaliteit. Dagelijks wordt gewerkt aan het versnellen van innovatieve en duurzame ontwikkelingen, in samenwerking met ondernemers, kennisinstellingen en overheden. Je komt terecht in een professionele organisatie met ongeveer 30 collega's op kantoor. De sfeer is toegankelijk, betrokken en informeel. Collega's zoeken elkaar gemakkelijk op, werken intensief samen en ondernemen regelmatig sociale activiteiten met elkaar. De organisatie bevindt zich bovendien in een interessante groeifase waarin ondernemerschap, samenwerking en verdere professionalisering hand in hand gaan.

Het bedrijf

Als Executive Assistant ben je de rechterhand van de CEO en een onmisbare schakel binnen de organisatie. Je zorgt ervoor dat de dagelijkse werkzaamheden soepel verlopen en creëert rust, structuur en overzicht in een omgeving waarin veel tegelijkertijd gebeurt. Dankzij jouw ervaring weet je hoofd- van bijzaken te onderscheiden en durf je prioriteiten te stellen. Daarbij ben je niet alleen ondersteunend, maar ook adviserend: je denkt vooruit, bewaakt de agenda en helpt de CEO om tijd en aandacht te richten op de onderwerpen die er écht toe doen.

Je hebt veel contact met interne en externe stakeholders en fungeert als natuurlijke gatekeeper. Je weet op een representatieve manier verwachtingen te managen en bent niet bang om vragen te stellen wanneer zaken onduidelijk zijn. De CEO heeft een duidelijke visie en waardeert een Executive Assistant die meedenkt, initiatief toont en zelfstandig beslissingen durft te nemen binnen de kaders van de rol.

De werkzaamheden van deze fulltime functie bestaan onder andere uit:

• Complex agendabeheer waarbij je prioriteiten bewaakt en de CEO optimaal faciliteert;
• Fungeren als eerste aanspreekpunt voor collega's, externe relaties en andere stakeholders;
• Voorbereiden, coördineren en opvolgen van vergaderingen, inclusief het bewaken van actiepunten;
• Organiseren van zakelijke reizen, evenementen en andere organisatorische aangelegenheden;
• Creëren van rust, structuur en overzicht binnen een dynamische omgeving waarin snel geschakeld wordt.

Wie ben jij

Gevraagd

• Minimaal hbo werk- en denkniveau;
• Ruime ervaring als Executive Assistant of Directiesecretaresse;
• Ervaring met ondersteuning op directie- of bestuursniveau;
• Uitstekende beheersing van Nederlands en Engels;
• Fulltime beschikbaarheid van 40 uur per week.

Competenties

• Je bent een natuurlijke gatekeeper en weet op een representatieve manier grenzen te bewaken;
• Je bent proactief en durft door te vragen wanneer verwachtingen of prioriteiten niet helder zijn, ook tegenover een stevig karakter;
• Je behoudt overzicht, stelt de juiste prioriteiten en houdt ook tijdens piekmomenten het hoofd koel;
• Je bent communicatief sterk, politiek sensitief en schakelt gemakkelijk tussen verschillende stakeholders;
• Je bent discreet, efficiënt en weet vertrouwen op te bouwen binnen alle lagen van de organisatie.

Het aanbod

• Een bruto maandsalaris van € 4.500,- tot € 5.350,- op basis van 40 uur;
• 8% vakantietoeslag, maandelijks uitbetaald;
• Een NS-Business Card of € 0,23 per kilometer reiskostenvergoeding;
• Een pensioenregeling waarbij de werkgever 70% van de premie betaalt;
• 28 vakantiedagen met de mogelijkheid om jaarlijks 10 dagen bij te kopen;
• Een thuiswerkvergoeding van € 2,45 netto per dag;
• Een telefoonvergoeding van € 795,- eens per drie jaar;
• Een thuiswerkbudget van € 500,- eens per vijf jaar;
• Relevante opleidings- en ontwikkelmogelijkheden;
• Hybride werken mogelijk en in overleg.