Ben jij een ervaren Executive Assistant die energie krijgt van het creëren van overzicht, het managen van complexe agenda's en het ondersteunen van senior management? Denk je graag vooruit, schakel je moeiteloos tussen verschillende stakeholders en heb je interesse in digitalisering en AI? Dan is dit een mooie kans voor jou! Voor een internationale en maatschappelijk betrokken organisatie in Utrecht zijn wij op zoek naar een parttime Executive Assistant.
Over de functie
Een internationale organisatie met activiteiten in meerdere Europese landen;
Een organisatie die zich richt op het verbeteren van kwaliteit van leven door het toegankelijk maken van hulpmiddelen en zorgoplossingen;
Een professionele en dynamische werkomgeving waarin samenwerking centraal staat;
Een functie met veel zelfstandigheid, verantwoordelijkheid en vertrouwelijkheid;
Nauwe samenwerking met directie, management en diverse interne en externe stakeholders;
Een secretariaat bestaande uit drie collega's die nauw met elkaar samenwerken;
Een moderne werkomgeving waarin digitalisering, innovatie en procesverbetering een belangrijke rol spelen.
Het bedrijf
In deze veelzijdige parttime functie ondersteun je de CEO en CFO bij hun dagelijkse werkzaamheden en zorg je ervoor dat zij optimaal kunnen functioneren. Je brengt structuur aan in een dynamische omgeving, houdt overzicht over complexe agenda's en weet prioriteiten op de juiste manier te bewaken. Daarnaast speel je een actieve rol in het verbeteren en moderniseren van werkprocessen binnen het secretariaat. De werkzaamheden van deze Executive Assistant positie bestaan onder andere uit:
Complex agendabeheer voor de CEO en CFO, inclusief het bewaken van prioriteiten en deadlines;
Coördineren van afspraken met interne en externe stakeholders, zowel nationaal als internationaal;
Signaleren van knelpunten, meedenken over oplossingen en anticiperen op toekomstige werkzaamheden;
Voorbereiden en coördineren van meetings, inclusief documentatie en opvolging van actiepunten;
Organiseren en ondersteunen van directie-, management- en bestuurlijke bijeenkomsten;
Ondersteunen bij presentaties, rapportages en overige directiedocumentatie;
Plannen en organiseren van internationale reizen en bijbehorende logistiek;
Fungeren als aanspreekpunt en filter voor uiteenlopende verzoeken richting de directie;
Signaleren van mogelijkheden om werkzaamheden slimmer, efficiënter en digitaler in te richten;
Bijdragen aan procesverbeteringen en het toepassen van nieuwe digitale mogelijkheden binnen het secretariaat.
Wie ben jij
Competenties
Proactief en sterk in mee- en vooruitdenken;
Nauwkeurig met oog voor detail én het grotere geheel;
Flexibel en in staat om snel te schakelen tussen verschillende werkzaamheden;
Sterk in stakeholdermanagement en communicatie;
Nieuwsgierig, betrokken en geïnteresseerd in wat er binnen een organisatie speelt;
Praktisch ingesteld en gericht op oplossingen en resultaat;
Zelfstandig, verantwoordelijk en organisatorisch sterk;
Digitaal vaardig en geïnteresseerd in innovaties zoals AI en automatisering;
Een prettige samenwerkingspartner die verbinding zoekt met collega's.
Gevraagd
Hbo werk- en denkniveau;
Ervaring in een vergelijkbare Executive Assistant, Directiesecretaresse of Management Assistant functie;
Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift;
Goede beheersing van zowel de Nederlandse en Engelse taal;
Affiniteit met digitalisering, procesverbetering en nieuwe technologieën;
Ervaring met Microsoft 365 en digitale werkomgevingen;
Beschikbaarheid van 32 uur per week.
Het aanbod
Een bruto maandsalaris tot € 4.763,- op basis van 40 uur afhankelijk van leeftijd en ervaring;
Reiskostenvergoeding € 0,23 per kilometer of 100% ov-vergoeding;
Thuiswerkvergoeding;
25 vakantiedagen en leeftijdsfaseverlof vanaf 50 jaar plus;
Mogelijkheid tot het bijkopen van extra verlofdagen;
Pensioenregeling;
Korting van 20% op de aanvullende zorgverzekering;
Collectieve verzekeringsregelingen;
Toegang tot een uitgebreid kortingsplatform met aantrekkelijke aanbiedingen op diverse producten en diensten tot wel 70% korting.
"We kindly note that this position requires fluency in Dutch, both spoken and written. If you're seeking oppertunities in an English-speaking environment, we warmly invite you to submit an open application via our website."
Hoe werkt het?
Een nieuwe baan via VDH recruitment betekent persoonlijke aandacht, transparantie en begeleiding op topniveau. Vanaf het eerste contact tot aan jouw nieuwe uitdaging.
1
Het eerste contact
Reageer op een vacature of stuur ons een open sollicitatie. Zo krijgen wij inzicht in jouw profiel en ervaring.
2
Binnen een week ontvang je een reactie
We beoordelen jouw profiel, laten je weten of we een kennismakingsgesprek met je inplannen of nemen contact met je op voor aanvullende informatie.
3
Een persoonlijk gesprek
Tijdens dit gesprek bespreken we jouw ervaring, ambities en wat jij zoekt in een volgende baan. We kijken daarbij direct naar de functies die wij op dat moment uit hebben staan.
4
De start van jouw zoektocht
Vanaf dat moment ben je voor ons bekend. We houden je op de hoogte van passende vacatures en nemen contact op wanneer er mogelijkheden zijn die aansluiten op jouw profiel, wensen en ambities.
Solliciteer direct
Wil je meer weten over de vacature? Verstuur jouw sollicitatie of neem direct contact op met mij!
