Ben jij een ervaren Office Manager die energie krijgt van organiseren, vooruitdenken en het ondersteunen van senior beslissers? Voor een gerenommeerde organisatie met een internationale praktijk zoeken wij een parttime of fulltime Office Manager die twee managing partners ondersteunt. Je komt terecht in een omgeving waar kwaliteit, discretie en zelfstandigheid centraal staan. Een rol voor iemand die overzicht bewaart, initiatief toont en moeiteloos schakelt tussen managementondersteuning, evenementenorganisatie, financiële coördinatie en dagelijkse kantoorzaken.
Over de functie
In deze veelzijdige parttime of fulltime functie ondersteun je primair twee managing partners en ben je verantwoordelijk voor een soepel georganiseerde werkomgeving. Je bent het centrale aanspreekpunt binnen het kantoor en schakelt tussen secretariaatswerkzaamheden, office management, evenementenorganisatie en administratieve processen. Daarnaast krijg je veel ruimte om processen verder te optimaliseren en automatiseringsmogelijkheden te signaleren.
Belangrijk om te weten: juridische ervaring is niet vereist. Daarnaast behoren juridische werkzaamheden, dossierondersteuning en inhoudelijke juridische werkzaamheden nadrukkelijk niet tot deze functie.
De werkzaamheden van deze Office Manager positie bestaan onder andere uit:
Complex agendabeheer voor twee managing partners;
Coördineren van nationale en internationale afspraken;
Organiseren van congressen, zakelijke bijeenkomsten en evenementen;
Boeken van zakelijke reizen en accommodaties;
Onderhouden van contacten met leveranciers en externe dienstverleners;
Aansturen en begeleiden van een stagiaire met facilitaire en ondersteunende taken;
Ondersteunen bij facturatie, betalingen en debiteurenbeheer;
Contact onderhouden met de externe boekhouder;
Ondersteunen bij website-, communicatie- en PR-gerelateerde werkzaamheden;
Signaleren en implementeren van procesverbeteringen en automatiseringsmogelijkheden;
Gezamenlijk verantwoordelijk zijn voor office management en facilitaire zaken;
Oppakken van praktische en ad hoc werkzaamheden binnen het kantoor.
Het bedrijf
Een gerenommeerde organisatie met een internationale praktijk;
Een kleinschalige werkomgeving met korte lijnen;
Direct samenwerken met twee managing partners;
Een professionele omgeving met een informele cultuur;
Veel ruimte voor eigen initiatief, verantwoordelijkheid en ondernemerschap;
Een organisatie waar kwaliteit, discretie en servicegerichtheid centraal staan;
Een uitstekend bereikbare kantoorlocatie in Amsterdam.
Wie ben jij
Competenties
Proactief en initiatiefrijk;
Representatief en servicegericht;
Ondernemend en zelfstandig;
Stressbestendig en in staat overzicht te bewaren;
Flexibel en comfortabel in een omgeving waar prioriteiten kunnen veranderen;
Praktisch ingesteld en bereid om de handen uit de mouwen te steken;
Nauwkeurig en goed georganiseerd;
Discreet en betrouwbaar;
Communicatief sterk, zowel intern als extern;
Oplossingsgericht en in staat kansen voor verbetering te signaleren.
Gevraagd
HBO werk- en denkniveau;
Minimaal enkele jaren ervaring als Office Manager, Executive Assistant, Management Assistant of in een vergelijkbare ondersteunende functie;
Ervaring binnen een internationale werkomgeving is een pré;
Uitstekende beheersing van de Nederlandse én Engelse taal, mondeling en schriftelijk;
Ervaring met Microsoft Office;
Affiniteit met procesoptimalisatie en automatisering;
Beschikbaar voor een parttime of fulltime dienstverband van 28 tot 40 uur per week;
Beschikbaar op kantoor op maandag, woensdag en vrijdag, waarbij aanwezigheid op woensdagochtend een harde vereiste is;
Juridische ervaring is niet vereist (er komen geen juridische werkzaamheden bij deze functie kijken).
Het aanbod
Een bruto maandsalaris tussen € 3.800,- en € 4.500,- op fulltime basis;
Een bonusregeling die kan oplopen tot een bruto maandsalaris;
Een premievrije pensioenregeling;
Een reiskostenvergoeding van € 0,25 per kilometer;
Laptop en telefoon van de zaak;
Een parttime of fulltime dienstverband van 28 tot 40 uur per week;
Hybride werken, met vaste aanwezigheid op kantoor op maandag, woensdag en vrijdag;
Een functie binnen een internationale professionele organisatie;
Directe samenwerking met de besluitvormers binnen de organisatie;
Veel ruimte voor eigen initiatief en procesverbetering;
Regelmatig evenementen en relatiebijeenkomsten;
Mogelijkheden voor professionele ontwikkeling.
"We kindly note that this position requires fluency in Dutch and English, both spoken and written. If you're seeking opportunities in an English-speaking environment, we warmly invite you to submit an open application via our website."
Hoe werkt het?
Een nieuwe baan via VDH recruitment betekent persoonlijke aandacht, transparantie en begeleiding op topniveau. Vanaf het eerste contact tot aan jouw nieuwe uitdaging.
1
Het eerste contact
Reageer op een vacature of stuur ons een open sollicitatie. Zo krijgen wij inzicht in jouw profiel en ervaring.
2
Binnen een week ontvang je een reactie
We beoordelen jouw profiel, laten je weten of we een kennismakingsgesprek met je inplannen of nemen contact met je op voor aanvullende informatie.
3
Een persoonlijk gesprek
Tijdens dit gesprek bespreken we jouw ervaring, ambities en wat jij zoekt in een volgende baan. We kijken daarbij direct naar de functies die wij op dat moment uit hebben staan.
4
De start van jouw zoektocht
Vanaf dat moment ben je voor ons bekend. We houden je op de hoogte van passende vacatures en nemen contact op wanneer er mogelijkheden zijn die aansluiten op jouw profiel, wensen en ambities.
Solliciteer direct
Wil je meer weten over de vacature? Verstuur jouw sollicitatie of neem direct contact op met mij!
