Sommige Personal Assistant-functies draaien om agenda's beheren. Deze functie draait vooral om vertrouwen.
Voor een snelgroeiende en ondernemende organisatie in Rotterdam zoeken wij een parttime Personal Assistant die energie krijgt van ontzorgen, organiseren en vooruitdenken. Iemand die graag nauw samenwerkt met een ondernemer, snel schakelt wanneer plannen veranderen en het leuk vindt om onderdeel te zijn van een organisatie waar creativiteit, commercie en ondernemerschap samenkomen.
In deze rol ondersteun je een co-founder intensief in het dagelijks leven en werk. Je bent degene die overzicht houdt, vooruitdenkt en ervoor zorgt dat afspraken, reizen, prioriteiten en acties soepel blijven verlopen. Tegelijkertijd speel je een belangrijke rol binnen het kantoor en zorg je ervoor dat collega's, bezoekers en leveranciers kunnen rekenen op een professionele en gastvrije omgeving. Je bent een vertrouwde rechterhand, een vast aanspreekpunt en iemand die begrijpt wat er nodig is om de dag, week en soms zelfs maanden vooruit succesvol te laten verlopen.
Wat deze functie bijzonder maakt, is de combinatie van persoonlijke ondersteuning en brede verantwoordelijkheid. Je bouwt een hechte werkrelatie op met de mensen die je ondersteunt, kent hun agenda, prioriteiten en manier van werken en bent voor hen een belangrijke sparringpartner in het dagelijks functioneren.
Over de functie
Als parttime Personal Assistant ben je de vaste rechterhand van één co-founder. Het zwaartepunt van de functie ligt nadrukkelijk op persoonlijke ondersteuning. Je beheert een complexe en wisselende agenda, organiseert nationale en internationale reizen, bewaakt prioriteiten, volgt acties op en zorgt ervoor dat belangrijke zaken niet tussen wal en schip raken. Daarbij ben je niet alleen bezig met wat vandaag geregeld moet worden, maar kijk je voortdurend vooruit. Welke afspraken vragen extra aandacht? Welke onderwerpen moeten worden voorbereid? Welke acties verdienen opvolging? Juist dat vooruitdenken maakt het verschil in deze rol.
Daarnaast voel je je als een vis in het water in een omgeving waarin geen dag hetzelfde is. De onderwerpen waar je mee te maken krijgt lopen sterk uiteen en variëren van praktische dagelijkse zaken tot persoonlijke of zakelijke vraagstukken die vragen om discretie, organisatiesensitiviteit en gezond verstand. Je schakelt moeiteloos tussen verschillende belangen, niveaus en prioriteiten en weet daarbij rust en overzicht te bewaren. Naast de PA-werkzaamheden ben je verantwoordelijk voor een beperkt aantal office- en facilitaire zaken. Zie dit niet als een klassieke Office Manager-functie; de dagelijkse facilitaire operatie staat grotendeels al. Wel ben je degene die signaleert wanneer iets aandacht vraagt en ervoor zorgt dat zaken worden opgepakt, georganiseerd en opgelost.
Je houdt je onder andere bezig met:
Het ondersteunen van een co-founder in de breedste zin van het woord;
Het beheren van agenda's, afspraken en prioriteiten;
Het organiseren van reizen, bijeenkomsten en evenementen;
Het fungeren als vast aanspreekpunt voor interne en externe contacten zowel privé als zakelijk;
Het bewaken van acties, deadlines en opvolging;
Het schakelen bij veranderingen en last-minute verzoeken;
Het ontvangen van gasten en verzorgen van een professionele kantooromgeving;
Het coördineren van facilitaire zaken en externe leveranciers;
Het signaleren en oplossen van praktische en organisatorische vraagstukken.
Het bedrijf
Onze opdrachtgever is een ondernemende Rotterdamse organisatie achter een internationaal consumentenmerk. Vanuit een opvallend kleurrijk kantoor, werkt een jong, energiek en ambitieus team dagelijks aan producten die inmiddels in een groot deel van Europa verkrijgbaar zijn.
De cultuur is informeel, direct en uitgesproken ondernemend. Geen uitgebreide hiërarchieën, lange besluitvormingstrajecten of eindeloze vergaderingen. Ideeën worden geïnitieerd, besproken, besluiten worden genomen en vervolgens wordt er vooral uitgevoerd. Mensen die hier succesvol zijn, houden van verantwoordelijkheid, begrijpen hoe ze moeten schakelen in een omgeving waar veel tegelijk gebeurt en voelen zich prettig tussen collega's die net zo makkelijk een productlancering bespreken als een tafeltennistoernooi, borrel of barbecue organiseren. Het is een organisatie met karakter. Creatief, commercieel, ambitieus en tegelijkertijd nuchter genoeg om zaken gewoon goed geregeld te willen hebben.
Wie ben jij
Daarnaast beschik je over:
HBO werk- en denkniveau;
Ervaring als Personal Assistant, Executive Assistant, Management Assistant, Office Manager of vergelijkbaar;
Ruime ervaring met complex agendabeheer;
Ervaring met reisplanning en internationale boekingen;
Uitstekende communicatieve vaardigheden;
Goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal;
Een proactieve, flexibele en zelfstandige werkhouding;
Het vermogen om prioriteiten te stellen en snel te schakelen;
Een praktische instelling en een natuurlijke servicegerichtheid.
Het aanbod
Naast een unieke en afwisselende functie binnen een professionele organisatie kun je rekenen op:
Een salaris tussen € 4.000,- en € 4.500,- bruto per maand op basis van fulltime;
Een functie voor 32 uur per week;
Standplaats Rotterdam;
Reiskostenvergoeding en mogelijkheid tot parkeren;
8% vakantiegeld;
Goede pensioenregeling;
26 vakantiedagen met de mogelijkheid tot 2 extra dagen bij geen ziekteverzuim;
Laptop en telefoon;
50% korting op de producten van de organisatie;
Mogelijkheden voor opleiding en ontwikkeling indien relevant voor de functie;
Veel zelfstandigheid, verantwoordelijkheid en vertrouwen.
Ben jij iemand die energie krijgt van organiseren, ontzorgen, vooruitdenken en het ondersteunen van een ondernemer binnen een dynamische omgeving? Dan vertellen wij je graag meer over de organisatie, de mensen achter de functie en de context van deze bijzondere rol.
"We kindly note that this position requires fluency in Dutch, both spoken and written. If you're seeking opportunities in an English-speaking environment, we warmly invite you to submit an open application via our website."
Hoe werkt het?
Een nieuwe baan via VDH recruitment betekent persoonlijke aandacht, transparantie en begeleiding op topniveau. Vanaf het eerste contact tot aan jouw nieuwe uitdaging.
1
Het eerste contact
Reageer op een vacature of stuur ons een open sollicitatie. Zo krijgen wij inzicht in jouw profiel en ervaring.
2
Binnen een week ontvang je een reactie
We beoordelen jouw profiel, laten je weten of we een kennismakingsgesprek met je inplannen of nemen contact met je op voor aanvullende informatie.
3
Een persoonlijk gesprek
Tijdens dit gesprek bespreken we jouw ervaring, ambities en wat jij zoekt in een volgende baan. We kijken daarbij direct naar de functies die wij op dat moment uit hebben staan.
4
De start van jouw zoektocht
Vanaf dat moment ben je voor ons bekend. We houden je op de hoogte van passende vacatures en nemen contact op wanneer er mogelijkheden zijn die aansluiten op jouw profiel, wensen en ambities.
Solliciteer direct
Wil je meer weten over de vacature? Verstuur jouw sollicitatie of neem direct contact op met mij!
