Hybride werken of op kantoor? Waarom de beste assistants vaak meer ondersteunen dan alleen hun agenda laat zien
De discussie over hybride werken lijkt inmiddels wel gevoerd. Vrijwel iedere organisatie heeft een vorm gevonden die werkt, managers hebben hun weg gevonden in Teams en Zoom, en de meeste professionals weten inmiddels goed waar zij energie van krijgen. Toch merken wij dat het onderwerp opvallend vaak terugkomt tijdens gesprekken met kandidaten, opdrachtgevers en hiring managers. Zeker binnen management support, executive support en office management blijft het een onderwerp waar organisaties en professionals nog altijd zoekende in zijn.
Leestijd: minuten
Geschreven door Julian
Opvallend genoeg gaat dat gesprek zelden over productiviteit
Vrijwel niemand twijfelt er tegenwoordig nog aan dat een ervaren assistant thuis uitstekend kan functioneren. Complex agendabeheer, correspondentie, administratie, documentbeheer, rapportages voorbereiden, presentaties opstellen of het organiseren van afspraken kan vaak net zo goed vanuit huis als vanaf kantoor. De afgelopen jaren hebben veel supportprofessionals bewezen dat zij ook op afstand efficiënt, professioneel en betrouwbaar kunnen werken.
Daar komt bij dat hybride werken duidelijke voordelen biedt. Minder reistijd zorgt voor meer ruimte in de dag. De rust van een thuiswerkplek maakt geconcentreerd werken vaak gemakkelijker. En voor veel professionals betekent flexibiliteit simpelweg een betere balans tussen werk en privé. Dat zijn voordelen die moeilijk te negeren zijn en waar veel organisaties inmiddels terecht rekening mee houden.
Toch zien wij tegelijkertijd een interessante tegenbeweging ontstaan.
Niet omdat organisaties terug willen naar vijf dagen per week op kantoor. Ook niet omdat thuiswerken als mislukt wordt beschouwd. Integendeel. Wat wij vooral zien, is dat organisaties opnieuw nadenken over de vraag welke onderdelen van een functie werkelijk profiteren van fysieke aanwezigheid. En juist binnen supportrollen blijkt het antwoord op die vraag vaak groter dan vooraf gedacht.
De echte toegevoegde waarde staat zelden in een functieprofiel
Dat komt omdat de toegevoegde waarde van een goede assistant meestal niet wordt bepaald door de taken die op papier staan.
Wanneer opdrachtgevers spreken over hun ideale Management Assistant of Executive Assistant, gaat het eigenlijk zelden alleen over agenda's beheren, mailboxen bijhouden of vergaderingen organiseren. Natuurlijk zijn dat belangrijke onderdelen van de functie. Maar niemand maakt uiteindelijk het verschil omdat hij of zij een afspraak kan verplaatsen in Outlook.
Het verschil zit vaak ergens anders.
De beste assistants zijn doorgaans niet alleen bezig met wat er gepland staat. Zij zijn vooral bezig met alles wat daaromheen gebeurt. Ze merken dat een directeur structureel te weinig ruimte tussen afspraken heeft. Ze voelen aan dat bepaalde prioriteiten ongemerkt verschuiven. Ze zien dat een stakeholder meer aandacht nodig heeft dan officieel wordt uitgesproken. Of ze signaleren dat een planning langzaam onder druk komt te staan, nog voordat anderen dat doorhebben.
Dat zijn geen taken.
Dat zijn observaties.
En juist die observaties blijken vaak van enorme waarde.
Alles wat je niet terugvindt in Outlook
Wie jarenlang in een supportfunctie heeft gewerkt, zal herkennen dat veel belangrijke informatie binnen organisaties nergens op papier staat. Je vindt die informatie niet terug in een procesbeschrijving, niet in een functieprofiel en vaak ook niet in een Teams-vergadering. Ze ontstaat tijdens de momenten die nauwelijks zichtbaar zijn.
Een gesprek op de gang.
Een opmerking vlak voor een vergadering.
Een kop koffie tussen twee afspraken door.
Een bestuurder die terloops iets benoemt wat op dat moment onbelangrijk lijkt, maar een week later cruciaal blijkt te zijn.
Juist tijdens die informele momenten verzamelen ervaren assistants context. En context maakt uiteindelijk het verschil tussen reageren en anticiperen.
Dat is ook de reden waarom veel sterke supportprofessionals vaak één stap voorlopen op hun omgeving. Niet omdat zij harder werken dan anderen, maar omdat zij begrijpen wat er speelt voordat het expliciet wordt uitgesproken.
Waarom fysieke aanwezigheid soms meer toevoegt dan alleen een bezette werkplek
Een goede assistant wacht meestal niet totdat iemand vraagt om hulp.
Die ziet vaak al wat eraan komt.
Dat vraagt niet alleen organisatorisch talent, maar ook inzicht in mensen, verhoudingen, belangen en gedrag. Het vraagt het vermogen om patronen te herkennen, verwachtingen aan te voelen en prioriteiten goed te interpreteren. En hoewel dat zeker niet uitsluitend op kantoor gebeurt, zien veel organisaties wel dat fysieke aanwezigheid helpt om die context sneller en vollediger op te bouwen. Niet omdat iemand zichtbaar achter een bureau moet zitten.
Maar omdat iemand onderdeel wordt van de dynamiek van een team.
Misschien verklaart dat ook waarom wij steeds vaker vergelijkbare opmerkingen horen van opdrachtgevers.
"We zoeken iemand die echt onderdeel wordt van het team."
Of:
"We zoeken niet alleen ondersteuning, maar iemand die begrijpt wat er speelt."
Dat zijn interessante uitspraken. Niet omdat ze pleiten voor volledige terugkeer naar kantoor, maar omdat ze laten zien waar organisaties werkelijk naar op zoek zijn. Het gaat niet om aanwezigheid als doel op zich. Het gaat om verbinding. Om betrokkenheid. Om het begrijpen van de organisatie, de stakeholders en de context waarin beslissingen worden genomen.
De opkomst van de middenweg
Daarom lijkt de toekomst voor veel supportrollen inmiddels niet meer zwart-wit.
Waar organisaties een aantal jaar geleden soms volledig digitaal werkten of juist iedereen terug naar kantoor wilden halen, zien wij tegenwoordig veel vaker een middenweg ontstaan. Een vorm waarin concentratiewerk prima vanuit huis kan plaatsvinden, terwijl er tegelijkertijd voldoende ruimte blijft voor fysieke ontmoetingen, informele afstemming en het opbouwen van relaties.
Voor veel supportfuncties lijkt juist die combinatie het beste van beide werelden te bieden.
Niet volledig thuis.
Niet volledig op kantoor.
Maar bewust kiezen welke werkzaamheden waar het beste tot hun recht komen.
Misschien stellen we de verkeerde vraag
Misschien moeten we daarom stoppen met de vraag:
"Werk je beter thuis of op kantoor?"
En onszelf een andere vraag stellen: "Welke onderdelen van jouw rol worden sterker van fysieke aanwezigheid?"
Voor sommige functies zal het antwoord beperkt zijn. Voor Management Assistants, Executive Assistants, Personal Assistants en Office Managers blijkt dat antwoord in de praktijk vaak verrassend groot.
Niet omdat thuiswerken niet werkt.
Maar omdat een belangrijk deel van hun toegevoegde waarde ontstaat op momenten die nooit zichtbaar worden in een agenda, procesbeschrijving of functieprofiel. En misschien is dat uiteindelijk precies wat een goede assistant onderscheidt van een uitstekende assistant.
Niet wat er gepland staat.
Maar wat er gebeurt tussen de afspraken door.
Hoe kijk jij hiernaar?
Welke onderdelen van een supportrol profiteren volgens jou het meest van fysieke aanwezigheid? Gaat het om samenwerking, stakeholdermanagement, zichtbaarheid, cultuur of juist iets heel anders?
